Informativa ai sensi del Regolamento Europeo 679/2016 in materia di Protezione dei Dati Personali (GDPR) e delle vigenti normative nazionali

Organizing Suite Ltd (di seguito anche “la Società”, o “il Titolare”), con sede legale a Londra NW6 5RP, 7 Plaza Parade Maida Vale, perseguendo l’obiettivo della tutela della privacy degli Interessati registrati sul sito aziendale (di seguito anche “interessati” o “utenti registrati”), si impegna a garantire che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali nonché della dignità delle persone, con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale, ai sensi dell’art 13 del Regolamento Europeo 679/2016 (di seguito anche “Regolamento” o “GDPR”) e delle vigenti normative nazionali in tema di privacy e protezione dei dati personali con le modalità esplicitate nei paragrafi successivi.

La presente informativa è resa ai sensi del GDPR e comunque delle vigenti normative nazionali ed illustra come raccogliamo, condividiamo e utilizziamo i tuoi dati personali, le finalità del loro utilizzo, i tuoi diritti e come esercitarli.

1. Il Titolare ed il Responsabile del trattamento

Ai sensi del Regolamento in materia di protezione dei dati personali, Organizing Suite Ltd con sede Londra NW6 5RP, 7 Plaza Parade Maida Vale è il Titolare del trattamento dei tuoi dati personali (nel seguito anche solo i “dati”).

I dati acquisiti formano oggetto di trattamento nel rispetto del Regolamento e delle vigenti normative nazionali e, in relazione ai suddetti trattamenti, il Titolare fornisce le seguenti informazioni.

Per "trattamento" si intende qualunque operazione o insieme di operazioni compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

Tale trattamento deve essere improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza tutelando la tua riservatezza e i tuoi diritti.

Nel caso in cui il Titolare si avvalga di responsabili o su-responsabili del trattamento ai sensi dell’art.28 GDPR l’elenco aggiornato dei responsabili e degli incaricati al trattamento è custodito preso la sede legale del Titolare.

2. Dati personali oggetto del trattamento

I dati personali raccolti tipicamente includono:
1) dati identificativi (nome e cognome);
2) dati di contatto (telefono e/o cellulare aziendale, e-mail aziendale, ecc.); 3) dati relativi all'ambito lavorativo (ragione sociale, P.IVA e indirizzo azienda, ruolo aziendale);
4) dati d’uso, di visualizzazione e tecnici, ivi compresi l’identificativo del dispositivo o l’indirizzo IP dell’utente, il momento in cui l’utente visita il sito. I dati sono forniti direttamente da te tramite compilazione della scheda presente sul sito https://www.oganizingsuite.com, https://www.oganizingsecretariat.com, https://www.segreteriaorganizzativa.net, o fornendo i dati telefonicamente al back office Italiano della Società. La Società non necessita per l’espletamento delle finalità sotto riportate di dati sensibili o particolari. Il trattamento ha ad oggetto anche le operazioni o il complesso di operazioni concernenti dati raccolti anche tramite l’utilizzo di cookies, la cui policy si richiama integralmente, visualizzabile al seguente link https://www.segreteriaorganizzativa.net/p/cookies

3. Finalità e base giuridica del trattamento dei dati

I dati personali forniti o altrimenti acquisiti dal Titolare, nelle modalità descritte al paragrafo 2., nell'ambito della propria attività ordinaria saranno trattati per le seguenti finalità:
1. inviare newsletter commerciali;
2. inviare inviti ad eventi on-line e/o sul territorio
3. fornire supporto commerciale telefonico o via mail o via web;
Il conferimento dei dati personali da parte tua per le finalità 1. e 2. è facoltativo. Inoltre, pur accettando le condizioni espresse nel presente documento di privacy, sei abilitato ad accettare o meno l’invio della newsletter tramite apposito flag presente nel sito https://www.organizingsuite.com, https://www.organizingsecretariat.com, https://www.segreteriaorganizzativa.net Il mancato conferimento dei dati personali per le finalità 3. e 4. comporterà l’impossibilità per la Società di fornire il servizio di supporto richiesto. Il consenso al trattamento dei dati personali per l'espletamento delle finalità sopra indicate si intende acquisito alla esplicita accettazione della presente informativa pubblicata sul sito https://www.organizingsuite.com, https://www.organizingsecretariat.com, https://www.segreteriaorganizzativa.net

4. Modalità del trattamento

I dati personali verranno trattati sia manualmente, in forma cartacea, che con strumenti informatici e telematici ed inseriti nelle pertinenti banche dati cui potranno accedere, e quindi venirne a conoscenza, gli addetti espressamente designati quali Responsabili ed Incaricati del trattamento dei dati personali, che potranno effettuare operazioni di archiviazione, classificazione, consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione anche automatizzata nel rispetto delle disposizioni di legge necessarie a garantire, tra l'altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati nel rispetto alle finalità dichiarate.

5. Durata del trattamento / periodo di conservazione

I dati raccolti saranno conservati per il periodo di tempo nel quale sono a tutti gli effetti attivi (indirizzo e-mail aziendale attivo). Gli indirizzi e-mail non più attivi saranno periodicamente oggetto di verifica e di cancellazione. In particolare, per finalità di marketing, i dati personali dell’utente saranno conservati dal Titolare al massimo per due anni.

6. Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

Per il perseguimento delle finalità di cui al paragrafo 3) della presente informativa, i dati personali conferiti saranno trattati da persone incaricate dal Titolare, ovvero dipendenti, collaboratori e consulenti interni ed esterni della Società nominati per iscritto quali Incaricati o Responsabili esterni del trattamento dei dati. I dati personali potranno essere comunicati e trasferiti
• a soggetti cui la facoltà di accedere ai dati personali sia riconosciuta da disposizioni di legge e di normativa secondaria o da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge;
• a Società clienti ovvero Distributori aventi sede in Italia
• ad altre branch di Organizing Suite aventi sede all'estero (in Europa o fuori dall'Europa).
I dati raccolti potranno essere trattati da terzi, Responsabili esterni del trattamento, e precisamente: società che svolgono servizi di cloud provider, società che svolgono servizi di sviluppo, gestione e manutenzione del software e dei sistemi informativi, di gestione della posta elettronica. Un elenco completo di tutti i Responsabili nominati può essere richiesto rivolgendosi all’indirizzo e-mail a: hello@organizingsuite.com I dati personali raccolti non saranno rivenduti o trasferiti a terzi per finalità di marketing e non saranno oggetto di diffusione.

7. Trasferimenti di dati transfrontalieri

La gestione e la conservazione dei Suoi Dati Personali avverrà in Europa. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di far trattare i Suoi Dati Personali fuori dalla Area UE (EEA). In tal caso, il Titolare assicura sin da ora che il trasferimento dei dati extra- UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione europea.

8. Minori

Questo sito e il Titolare non raccolgono intenzionalmente Dati Personali riferiti ai minori di 18 anni. In conformità alle leggi applicabili, l’esercente la responsabilità genitoriale deve fornire il consenso alla raccolta dei Dati Personali del minore. Nel caso in cui Dati Personali su minori fossero involontariamente registrati, il Titolare li cancellerà in modo tempestivo, su richiesta dell’esercente la responsabilità genitoriale.

9. I diritti dell'Interessato

Ti informiamo che gli artt. 15 e ss. del GDPR conferiscono agli Interessati l’esercizio di specifici diritti nei confronti del Titolare del trattamento. In particolare, potrai:
• ottenere la conferma dell’esistenza dei dati personali che ti riguardano, anche se non ancora registrati, e chiedere di conoscere la loro origine fatti salvi i diritti dei terzi, nonché le finalità, i tempi di conservazione, le modalità del trattamento e la logica applicata in caso di trattamenti effettuati con strumenti automatizzati;
• revocare il consenso eventualmente prestato relativamente al trattamento dei tuoi dati personali, fatta salva la liceità del trattamento posto in essere fino a quel momento;
• ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali trattati e, salvo il caso in cui non sia tecnicamente fattibile, trasmettere direttamente i tuoi dati ad un altro Titolare del trattamento;
• ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti e trattati;
• ottenere l’aggiornamento, la rettifica e l’integrazione dei dati trattati;
• opporsi, in tutto o in parte e per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che ti riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
• proporre reclamo alle Autorità di controllo.
L’esercizio di questi diritti non deve pregiudicare e/o ledere i diritti e le libertà altrui compreso il segreto industriale e aziendale e la proprietà intellettuale. In particolare il diritto di accesso è limitato ai dati personali da te conferiti e non si estende alle elaborazioni professionali sugli stessi eventualmente svolte dalla Società la quale ne diventa proprietaria esclusiva. Tuttavia, nel caso in cui tu eserciti il diritto alla cancellazione dei tuoi dati, tali elaborazioni verranno cancellate e/o anonimizzate in modo da renderti in alcun modo non identificabile. Puoi esercitare tali diritti in qualsiasi momento utilizzando le modalità ed i riferimenti indicati nel paragrafo 10. Come contattarci. Resta inteso che, laddove le richieste siano presentate tramite mezzi elettronici, le informazioni saranno fornite gratuitamente e in un formato elettronico di uso comune.

10. Come contattarci

Il Titolare dei tuoi dati è Organizing Suite Ltd. con sede legale a Londra NW6 5RP, 7 Plaza Parade Maida Vale, in persona del suo legale rappresentante.
Potrai:
• ricevere maggiori informazioni in merito ai dati conferiti nonché richiedere l’elenco aggiornato dei soggetti nominati Responsabili e Incaricati del trattamento;
• esercitare i tuoi diritti esplicitati al paragrafo precedente mediante l’invio di un’e-mail all’indirizzo hello@organizingsuite.com o via telefono al numero (+44) (0)79 79332205.

11. Cosa accade in caso di modifica alla Privacy Policy

La presente informativa potrà essere, in qualsiasi momento, modificata e/o aggiornata. Qualora il Titolare intenda trattare i Suoi Dati Personali per finalità diverse rispetto a quelle previste al precedente art. 3, si impegna a fornirLe, prima di tale ulteriore trattamento, adeguate informazioni in merito a tali diverse finalità e di effettuare tale ulteriore trattamento nel rispetto della normativa vigente raccogliendo ove necessario il Suo specifico consenso.

La presente Privacy policy è stata pubblicata il 03/10/2018. Eventuali aggiornamenti saranno pubblicati in questa pagina.