Ci occupiamo da anni di Segreterie Organizzative multilingue, siamo specializzate nella logistica degli eventi e nella creazione di proposte su misura per il cliente: quell’oscuro lavoro svolto dietro le quinte per garantire la sicura riuscita di eventi di successo.
Sulla base delle nostre passate esperienze, abbiamo messo a punto SecreTool: una gestione completa ed affidabile dei contatti, delle registrazioni e di tutte le informazioni riguardanti gli ospiti e l'evento.
Siamo convinte di aver raggiunto l’obiettivo di unire le richieste del committente e dei fornitori garantendo la cura del singolo ospite per farne il vero ed indiscusso protagonista dell’evento.
Scoprite le caratteristiche della nostra proposta per la gestione dei partecipanti e dell’intero processo logistico: non un semplice software, ma un servizio chiavi in mano per la gestione di ogni singolo ospite.
- Gestione degli allotments con ottimizzazione di tempi e costi
- Creazione personalizzata di reportistica in excel
- Apertura dell’account di posta dedicato all’evento
- Aggiornamento in tempo reale degli ospiti e dei servizi a loro collegati
- Contatto con fornitori per l’aggiornamento e l’invio della reportistica
- Link dedicato alla Client Dashboard
- Sistemi di backup che garantiscono l’integrità dei dati
- Sistemi di sicurezza che proteggono da eventuali intrusioni e garantiscono la riservatezza dei dati
- Assegnazione individuale di un Internal System ID e di una user e password entrambi univoci
- Software di gestione, consultabile attraverso interfaccia web e compatibile con altri sistemi operativi
- Upload delle Liste Ospiti fornite dal Cliente
- Ordinamento, organizzazione e verifica dei dati ricevuti secondo criteri condivisi
- Possibilità di consultazione e aggiornamento di tutte le informazioni archiviate per ogni singolo partecipante: dati anagrafici, recapiti, inviti trasmessi, status di adesione all’evento, piano di viaggio, contatti con la Segreteria, partecipazione all’evento, feedback finale
- Contatto one-to-one dei partecipanti per un servizio personalizzato
- Creazione degli Inviti e/o Save The Date
- Invio degli Inviti e/o Save The Date
- Creazione della Landing Page multilingue brandizzata con campi obbligatori e facoltativi
- Online Registration da qualsiasi dispositivo mobile
- Settaggio personalizzato «Thank you Page»
- Creazione di Comunicazioni ad hoc
- Invio di Comunicazioni via @mail / sms
- Apertura dominio dell’evento
- Creazione sito web per l’evento
- Pubblicazione Teaser dell’evento
- Creazione Gallery evento
- Studio e pubblicazione pagina feedback e survey
- Segreteria On-Site
- Gestione attività On-site attraverso accessi separati al Database e/o con modalità QR code
- On-Site Reservations
- Training del personale esterno impiegato durante lo svolgimento dell’evento
- Noleggio attrezzature
- Assistenza tecnica
- Creazione utenze dedicate al personale on-site per accedere via tablet e/o pc alla lista dei partecipanti per la gestione multipla e contemporanea degli accrediti
- Settaggio degli strumenti di accredito (tablet, iPad, pc, etc.)
- Accesso alla visione della lista partecipanti secondo criteri condivisi
- Ricerca facilitata dei nominativi
- Lista dei partecipanti accreditati disponibile in tempo reale per la verifica delle numeriche
- Export finale completo dei dettagli di accredito (operatore e orario)
- Assistenza tecnica