Ci occupiamo da anni di Segreterie Organizzative, quell’oscuro lavoro svolto dietro le quinte per garantire la sicura riuscita di eventi di successo.

Sulla base delle nostre passate esperienze, abbiamo messo a punto SecreTool: una gestione completa ed affidabile dei contatti, delle registrazioni e di tutte le informazioni riguardanti gli ospiti e l'evento.

Siamo convinte di aver raggiunto l’obiettivo di unire le richieste del committente e dei fornitori garantendo la cura del singolo ospite per farne il vero ed indiscusso protagonista dell’evento.

Scoprite le caratteristiche della nostra proposta per la gestione dei partecipanti e dell’intero processo logistico: non un semplice software, ma un servizio chiavi in mano per la gestione di ogni singolo ospite.

  • Gestione degli allotments con ottimizzazione di tempi e costi
  • Creazione personalizzata di reportistica in excel
  • Apertura dell’account di posta dedicato all’evento
  • Aggiornamento in tempo reale degli ospiti e dei servizi a loro collegati
  • Contatto con fornitori per l’aggiornamento e l’invio della reportistica
  • Link dedicato alla Client Dashboard
  • Sistemi di backup che garantiscono l’integrità dei dati
  • Sistemi di sicurezza che proteggono da eventuali intrusioni e garantiscono la riservatezza dei dati
  • Assegnazione individuale di un Internal System ID e di una user e password entrambi univoci
  • Software di gestione, consultabile attraverso interfaccia web e compatibile con altri sistemi operativi
  • Upload delle Liste Ospiti fornite dal Cliente
  • Ordinamento, organizzazione e verifica dei dati ricevuti secondo criteri condivisi
  • Possibilità di consultazione e aggiornamento di tutte le informazioni archiviate per ogni singolo partecipante: dati anagrafici, recapiti, inviti trasmessi, status di adesione all’evento, piano di viaggio, contatti con la Segreteria, partecipazione all’evento, feedback finale
  • Contatto one-to-one dei partecipanti per un servizio personalizzato
  • Creazione degli Inviti e/o Save The Date
  • Invio degli Inviti e/o Save The Date
  • Creazione della Landing Page multilingue brandizzata con campi obbligatori e facoltativi
  • Online Registration da qualsiasi dispositivo mobile
  • Settaggio personalizzato «Thank you Page»
  • Creazione di Comunicazioni ad hoc
  • Invio di Comunicazioni via @mail / sms
  • Apertura dominio dell’evento
  • Creazione sito web per l’evento
  • Pubblicazione Teaser dell’evento
  • Creazione Gallery evento
  • Studio e pubblicazione pagina feedback e survey
  • Segreteria On-Site
  • Gestione attività On-site attraverso accessi separati al Database e/o con modalità QR code
  • On-Site Reservations
  • Training del personale esterno impiegato durante lo svolgimento dell’evento
  • Noleggio attrezzature
  • Assistenza tecnica
  • Creazione utenze dedicate al personale on-site per accedere via tablet e/o pc alla lista dei partecipanti per la gestione multipla e contemporanea degli accrediti
  • Settaggio degli strumenti di accredito (tablet, iPad, pc, etc.)
  • Accesso alla visione della lista partecipanti secondo criteri condivisi
  • Ricerca facilitata dei nominativi
  • Lista dei partecipanti accreditati disponibile in tempo reale per la verifica delle numeriche
  • Export finale completo dei dettagli di accredito (operatore e orario)
  • Assistenza tecnica